Wykres\Diagram Gantta

Tym wpisem postaram się przybliżyć sposób stworzenia wykresu Gantta który sprawdza się przy planowaniu oraz zarządzaniu projektami. Do zrealizowania tego zadania w  Excelu wykorzystamy formatowania warunkowe.

Pracę rozpoczynamy od stworzenia kategorii które później posłużą do stworzenia wykresu:

• 'Planowany czas wykonania' - jest to czas jaki według pierwotnego planu projektu powinno zająć zrealizowanie określonego zadania.
• 'Rzeczywisty czas wykonania zadania' - jest to czas jaki faktycznie zajęło zrealizowanie zadania projektowego. To w tym polu będziemy uwzględniali wszystkie ewentualne opóźnienia w realizacji zadań projektowych.
• '% Realizacji zadania' - czyli jaką część zadania udało się rzeczywiście ukończyć na daną chwilę aktualizacji diagramu.

Dodatkowo w tabeli z zadaniami dodajemy kolumny które będą zawierały:

• 'Planowany termin rozpoczęcia zadania' 
• 'Rzeczywisty termin rozpoczęcia zadania'

Lista zadań wraz z kategoriami wygląda tak:

Kolejnym krokiem jest stworzenie osi czasu na której będziemy oznaczali postępy w realizacji naszego projektu. W opisywanym przykładzie wybrałem tygodnie.

W pierwszej kolejności zajmiemy się  ustawieniem formatowania do oznaczenia 'Planowanego czasu wykonania' zadania. W tym celu zaznaczamy poniżej osi czasu komórkę odpowiadającą pierwszemu tygodniowi projektu w wierszu dla pierwszego zadania (w moim przypadku komórka H9) oraz na zakładce 'Home' przechodzimy do 'Conditional Formatting'--> 'Manage Rules'

W nowo otwartym oknie, znajdują się informacje na temat wszystkich typów formatowania warunkowego przypisanego do zaznaczonego obszaru arkusza. Tworzymy nowe formatowanie wybierając 'New rule'.

otwartym oknie, znajdują się informacje na temat wszystkich typów formatowania warunkowego przypisanego do zaznaczonego obszaru arkusza  Formatowanie komórki będzie uzależnione od spełnienia przez komórkę warunku logicznego, dlatego też w nowo otwartym oknie przechodzimy do sekcji 'Use a formula to determine which cells to format'

Funkcja sprawdzająca będzie miała kilka warunków:

• '$C9>0' - Pierwszy warunek będzie sprawdzał czy w danym wierszu zostało zaplanowane jakieś zadanie, czyli formatowane będą tylko komórki dla których wpisano wartość w kolumnie 'Planowany czas wykonania zadania'
• 'H$8>=$C9' - drugi warunek służy do oznaczenia planowanego termin rozpoczęcia zadania. Dla pierwszego zadania jest to tydzień 1, czyli wartość z komórki $C9 (blokujemy za pomocą znaku $  kolumny), warunek w formule sprawdza czy jest on większy lub równy tygodniowi z osi czasu - komórka H$8 (blokujemy za pomocą znaku $ jedynie wiersz 10)
• 'H$8<=$C9+$D9-1' - trzeci warunek określa planowany koniec zadania, czyli formatowanie będzie zaaplikowane do komórek dla których numer tygodnia z osi czasu jest mniejszy lub równy planowanemu tygodniowy zakończenia zadania (tydzień w którym planowane jest rozpoczęcia zadania (komórka C9) + planowana długość zadania ($D9) - jeden tydzień)

Cała funkcja wygląda następująco '=AND($C9>0;AND(H$8>=$C9;H$8<=$C9+$D9-1))'.

Dodatkowo użyliśmy w niej funkcji logicznej AND, w której wszystkie testy logiczne muszą być spełnione (dawać wartość prawda) aby całość funkcji była prawdziwa.

Następnie przechodzimy do zdefiniowania formatowania jakie ma zostać zastosowane gdy funkcja sprawdzająca zwróci wartość prawda. W tym celu wybieramy przycisk 'Format'.

Po jego wybraniu pojawia się nowe okno gdzie wybieramy interesujący nas sposób formatowania (w naszym przykładzie wybrałem 'Pattern Style'--> 'Thin Diagonal Stripe', 'Pattern Color' --> 'Blue, Accent 1, Lighter 40%, 'Background Color' --> 'No Color')

Po zatwierdzeniu formatowania i skopiowaniu formatowania (za pomocą malarza formatów do pozostałych komórek znajdujących się pod osią czasu) nasz wykres powinien wyglądać następująco:

Kolejna reguła posłuży oznaczenia rzeczywistego czasu wykonania zadania i będzie zbudowana w podobny sposób do poprzedniej.

Ponownie tworzymy nową regułę i wybieramy 'Use a formula to determine which cells to format'.

Formuła sprawdzająca będzie miała niemal identyczną budowę jak ta w poprzednim punkcie (musimy jedynie zamienić planowany tydzień rozpoczęcia zadania (komórka $C9) na rzeczywisty tydzień rozpoczęcia zadania (komórka $E9) oraz planowany czas wykonania zadania (komórka $D9) na rzeczywisty czas wykonania zadania (komórka $F9)):

=AND($E9>0;AND(H$8>=$E9;H$8<=$E9+$F9-1))

Dodatkowo upewniamy się że formatowanie rzeczywistego czasu wykonania zadania znajduje się ponad formatowaniem dla planowanego czasu wykonania zadania (możemy to zmienić za pomocą strzałek w oknie managera reguł formatowania warunkowego) oraz wprowadzamy ten sam zakres obowiązywania jak dla poprzedniej funkcji.

Ostatnie formatowanie warunkowe będzie służyło do przedstawienia aktualnego poziomu realizacji zadania. Podobnie jak w przypadku pozostałych formuł w managerze formatowania warunkowego dodajemy nową regułę i przechodzimy do formatowania z użyciem formuły ('Use a formula to determine which cells to format').

Formuła sprawdzająca będzie zbudowana w następujący sposób:

=AND($G9>0;OR(H$8=$E9;AND(H$8>$E9;H$8<=ROUND($G9*$F9;0)+$E9-1)))

'$G9>0' - pierwszy test w funkcji 'AND' sprawdza czy rozpoczęto realizację zadania wpisując w kolumnie G wartość która powinna mieścić się w przedziale od 0 do 100%, tylko dla wielkości większych od zera na wykresie zostanie zaznaczone odpowiednie pole

'H$8=$E9' - kolejny test w rozbudowanej klauzuli 'OR' wyznacza początkowy tydzień od którego będzie zaznaczony procent realizacji zadania (co nastąpi tylko po spełnieniu warunku z poprzedniego punktu), będzie on taki sam jak wartość w kolumnie E czyli 'Rzeczywisty tydzień rozpoczęcia zadania'

'AND(H$8>$E9;H$8<=ROUND($G9*$F9;0)+$E9-1' -  następny test logiczny zawarty w formule 'AND' wyznacza liczbę komórek które zostaną zaznaczone jako odzwierciedlenie postępu w realizacji zadania. Pierwszy argumentów (H$8>$E9) mówi, że powinny być zaznaczone wszystkie tygodnie większe od rzeczywistego tygodnia początku zadania. Drugi argument (H$8<=ROUND($G9*$F9;0)+$E9-1) na podstawie wpisanej w kolumnie G procentowej wartości postępu w realizacji zadania , mnoży procent realizacji zadania przez rzeczywisty czas potrzebny na wykonanie zadania oraz za pomocą funkcji ROUND zaokrągla tą wartość do pełnej liczby (ROUND($G9*$F9;0), następnie do tak skalkulowanej wartość dodaje tydzień rozpoczęcia realizacji zadania i odejmuje 1 tak aby otrzymać tydzień odzwierciedlający aktualny postęp prac.

Formatowanie warunkowe do oznaczenia postępu realizacji zadania powinno znajdować się na samej górze w hierarchii wykonywania reguł. Dodatkowo zaznaczamy pole 'Stop if True', które oznacza, że w przypadku gdy dla danej komórki z zakresu funkcja zwróci wartość prawda pozostałe funkcje formatujące nie będą wykonywane.

W ten sposób udało nam się stworzyć interaktywny diagram Gantta, bardzo pomocny przy planowaniu oraz realizacji projektów\prac.